Wichtige Hinweise zur elektronischen Kommunikation

Wichtige Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Olching:

 

 

Einfachen formlosen Schriftverkehr, für den keine Schriftform angeordnet ist, können Sie per E-Mail direkt an die Ihnen bekannten Fachbereiche oder an unsere zentrale Hauptadresse info@olching.de richten. Hierbei bitten wir Sie, Folgendes zu beachten:

                                                                                                                          

  1. Die Stadt Olching nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an.

E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

  • Textdateien im ANSI-Format (*.txt)
  • Adobe PDF (*.pdf)
  • JPG - Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
  • GIF - Graphics Interchange Format (*.gif)
  • Mit Unterstrich umgewandelte Dateiendungen z.B. (doc_, docx_, xls_, xlsx_, usw.)

 

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig.

  1. In den Dateien dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.
  2. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.
  3. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von zehn Megabytes angenommen.
  4. Dateien in unter Punkt 1 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Olching derzeit aus Sicherheitsgründen nicht per Mail entgegen. In Ausnahmefällen können Sie Kontakt mit dem Sachbearbeiter aufnehmen und sich einen Zugang zum Upload auf einen sicheren Cloudspeicher der Stadt Olching zusenden lassen.
  5. E-Mails werden auf Transportebene verschlüsselt versendet bzw. empfangen, sofern die Gegenstelle die Technologie ebenfalls unterstützt. Für die Übersendung vertraulicher Daten empfehlen wir folgende Alternativen:
    • konventioneller Papierversand mit der Post
    • elektronische Dienste (eDienste) und Formulare im Internet der Stadt Olching
       
  1. Wird per E-Mail an die Stadt Olching ein Anliegen herangetragen, geht die Stadt Olching davon aus, dass die weitere Kommunikation in dieser Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Soweit ein anderer Kommunikationsweg gewünscht wird, bitten wir Sie, dies anzugeben.
  2. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht, oder sie kann verzögert ankommen. Auch eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis ist mit normaler E-Mail nicht möglich
  3. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadt Olching eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails evtl. abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Eine Benachrichtigung des Absenders ist in diesen Fällen nicht gewährleistet.

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